Etapas del proceso de decisiones

La separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee pero podemos identificar principalmente las siguientes:

Identificar y analizar el problema

El entorno es altamente dinámico y cambiante porque en ella se mueven muchas variables tales como los cambios en las tasas de interés, la presión de los sindicatos, el cambio de precios de la materia prima, las acciones de los competidores, etc. Por los cambios que ocurren se generan oportunidades y amenazas para la empresa, es tarea del gerente visualizar estas situaciones y detectar aquellas que pueden afectar favorable o negativamente a la empresa.

Esta etapa consiste en comprender la situación problemática y determinar que acción se debe tomar para minimizar, neutralizar o aprovechar la coyuntura es decir es encontrar el problema y reconocer como se debe actuar y que decisión se debe tomar para hallar la solución. El problema puede ser actual o potencial, actual porque existe una brecha entre la condición presente y real y la condición futura e ideal, potencial porque se estima que la brecha existirá en el futuro.

Identificar los criterios de decisión y ponderarlos

Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes y que afectaran la decisión. La ponderación es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome ya que todos son importantes pero no de igual forma. Estos criterios pueden ser premura (si es urgente o no), impacto (afecta en poca o gran medida), importancia (influye o no sobre los objetivos), económico (su costo es alto o bajo), reversibilidad (una vez decidido se puede revertir o corregir o ya no), costo (alto o bajo), expectativa (real o potencial), riesgo (alto o bajo), etc.

Estos factores se deben ponderar para ver cuál de ellos prima en la decisión y ayuda a determinar cuál es lo más conveniente. Muchas veces la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente ni apropiada como paso previo a las siguientes etapas sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos lo cual obviamente genera problemas cuya corrección resulta más perjudicial.

Generar las alternativas de solución

Habiendo establecido los criterios, la siguiente etapa es desarrollar varias posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas más alternativas se tengan va a ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria. Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad para el efecto existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, la sinéctica, etc.

Evaluar las alternativas

Establecida las posibles alternativas se evaluara cada una, considerando los posibles escenarios e imaginando las probables consecuencias. En esta etapa se evalúan la urgencia, el impacto, las consecuencias, los costos, las ventajas y desventajas de cada una de las posibles soluciones esgrimidas y se compara una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado. Para esta etapa es importante el grado de información con que se cuenta porque reduce la incertidumbre.

Lo ideal es tomar en condiciones de certeza, sin embargo esto por lo general no es asi, lo que implica una dosis de riesgo en la toma de decisiones uno de los objetivos es minimizar el riesgo, es decir evitar hechos o situaciones posteriores que puedan afectar negativamente a la organización. En la actualidad existen herramientas (software) estadísticas y financieras que ayudan a evaluar diferentes alternativas a los cuales se les conocen como métodos cuantitativos. Sin embargo no se puede prescindir del análisis crítico, el juicio y la intuición del tomador de decisiones.

Elección de la mejor alternativa

En este paso se escoge la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultados para la organización, existen técnicas como el árbol de decisiones, análisis de operaciones, investigación de operaciones, etc que pueden ayudar a tomar la decisión y elegir la alternativa más correcta. Los criterios para la elección son: maximizar los beneficios, minimizar los riesgos, optimizar los procesos hacia los resultados y satisfacer las expectativas de la organización.

Implementación de la decisión

Una vez que se elegido la alternativa más viable y conveniente se pone en marcha la decisión tomada y se facilita los medios para su ejecución, la implementación probable derive en la toma de nuevas decisiones complementarias de menor importancia pero que son necesarias para cumplir con la decisión mas trascendente.

Evaluación de los resultados

Después de poner en marcha la decisión es necesaria evaluar si se soluciono o no el problema es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no de ese modo se evalúa si la decisión es acertada o equivocada. Es importante considerar si la decisión es estratégica táctica lo cual repercute en la inmediatez de sus efectos y en la reversibilidad de la decisión.

Si el resultado  no es el que se esperaba se debe mirar si es porque debe darse un poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión. El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea contara con mas información y se tendrá conocimientos de los errores cometidos en el primer intento.

Además se debe tener conciencia de que estos procesos de decisión están en continuo cambio es decir las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas por la evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten.