La estructura general de un análisis de puestos incluye identificar las tareas que se realizan, las condiciones para su desempeño óptimo y las competencias necesarias para ello.

Paso 1: Identificar las tareas realizadas

Los primero que debemos realizar en una análisis de puesto es identificar:

  • Las dimensiones principales del puesto
  • Las tareas propias de cada dimensión
  • Las herramientas y equipo utilizados en el puesto
  • Las condiciones en las que se realizan dichas tareas.

Esta data se obtiene al buscar información previa sobre el puesto, entrevistas  y analizar desempeño.

Reunir información existente. Por ejemplo buscar análisis previos, manuales de capacitación, etc. Esto se puede obtener de publicaciones sobre estos temas, artículos o de las organizaciones similares donde se trabaja.

Entrevistar a expertos en la materia. Los expertos son personas con conocimientos sobre el puesto pudiendo ser supervisores, gerentes o incluso clientes.

El objetivo principal de la entrevistas de análisis de puestos es obtener información sobre el puesto y no sobre quien los desempeña. Las entrevistas se realizan de manera individual y grupal.

Toda entrevista debe seguir ciertos lineamientos:

  • Anunciar la entrevista a los empleados con anticipación buscando un lugar adecuado para desarrollarla.
  • Brindar confianza y explicarle al trabajador el objetivo de la misma.
  • Utilizar un lenguaje sencillo y haciendo preguntas abiertas, dar tiempo suficiente para hablar y dar juicios de valor sobre las respuestas.

Una buena forma de empezar es pedir a los entrevistados que narren un día habitual de trabajo desde que entran hasta que salen del trabajo y luego ir indagando sobre este relato.

Cuando se trabaja con un comité de expertos se diferencia primero las responsabilidades involucradas en el puesto, luego se identifica las tareas para cada responsabilidad, los resultados representan un resumen de las descripciones del puesto o un informe de análisis de puesto.

Observar a los titulares de los puestos. Observar un puesto es un buen complemento para las entrevistas, permite ver el puesto tal como se desempeña y obtener información que se haya obviado en la entrevista. Esto es útil cuando el trabajador no pudo describir con claridad su puesto de trabajo, la desventaja es que ser observado puede causar incomodidad o no comportarse como lo hace usualmente incluso llegando a fingir un comportamiento.

Participación en el puesto. Realizar las tareas del puesto permite entender cada aspecto necesario para realizarlo. Arroja mejores resultados cuando el analista previamente ya ha desarrollado las tareas de ese puesto, cuando no hay experiencia se necesita capacitaciones muy cortas y tiene la sensación de realizar la tarea sin ninguna sanción, no se debe utilizar en tareas muy complejas o que impliquen riesgos. Se debe pasar un tiempo considerado para poder entender la dificultad del puesto y entender el comportamiento laboral.

Paso 2: Escribir tareas

Identificadas las tareas lo que sigue es escribir las que se usarán en el inventario, incluyendolas en la descripción del puesto. Una tarea escrita correctamente incluye:

  • Una acción (que se hace)
  • Un objetivo (para el cual se hace)

Las oraciones suelen incluir también componentes tales como dónde, cómo y cuándo se hace la tarea.

Tarea escrita incorrectamente: “Manejar”

Tarea escrita correctamente: “Manejar un camión de cinco velocidades para entregar comida en la ciudad de Toledo”

Paso 3: Clasificar las tareas

Después de escribir las tareas que en promedio son 200, prosigue realizar un análisis de tarea para clasificarlas según frecuencia, importancia o urgencia en que se esté realizando.

Paso 4: Determinar las competencias básicas

Después del análisis y teniendo la lista de tareas esenciales para el desempeño adecuado, es necesario identificar las competencias necesarias. Esto incluye a las habilidades, capacidades, conocimientos y factores personales (personalidad, interés, motivación) como tangibles (permisos, grados, licencias).

Para unir las competencias con las tareas es necesario generar ideas de lo que se considera necesario para efectuar cada tarea. Posteriormente se le da a un grupo de expertos para que clasifique qué competencias son esenciales para desempeñar el puesto.

Paso 5: Seleccionar las pruebas para designar las competencias

Identificadas las competencias importantes, lo siguiente es determinar los mejores métodos para elegir qué competencias serán necesarias al momento de contratar. Algunos son:

  • Entrevistas
  • Muestras de trabajo
  • Pruebas de capacidad
  • Pruebas de personalidad
  • Verificaciones de referencias
  • Pruebas de identidad
  • Biodata
  • Centros de evaluación

Evaluación de métodos

Sobre la pregunta de qué método utilizar, no hay un consenso, lo que sí apoyan la mayoría de expertos es que el método depende del uso final de la información que proporcione el análisis. Los métodos orientados al trabajador, son los mejores para la selección de empleados y los métodos orientados al puesto son los más adecuados para el diseño del trabajo.

Bibliografía

Aamodt, M., (2010). Psicología Industrial / Organizacional, México DF, México: Cengage Learning.