La economía cambiante obliga a todo empresario tener un plan para tiempos difíciles. Un plan de negocios de contingencia bien pensado puede significar la diferencia entre la supervivencia del negocio o el fracaso si ocurre un desastre comercial.
No se trata de un pesimismo ante el futuro, sino de ser precavido ante cual contratiempo que se pueda presentar: accidentes, incendios, robo de datos con información esencial, es decir todo aquel evento que pueda significar un grave riesgo para la supervivencia de la empresa. Por ello un empresario visionario debe tomarse el tiempo prudente para hacer algunos planes de contingencia de negocio, con el fin de reanudar las operaciones en el menor tiempo posible.
Si todavía no está seguro del cómo preparar un plan de contingencias, te damos algunos pasos útiles que puedes seguir:
1. Determinar los riesgos principales para su empresa: trata de monitorear los peligros más frecuentes para tu empresa. Analiza el área de su ubicación y monitoriza la frecuencia de robos, si el área es sísmica.
2. Preparar un plan de evacuación: en caso el área de tu ubicación sea sísmica, nunca está de mas volver a revisar las aéreas de evacuación, así como reforzar las zonas seguras.
3. Mantener actualizados los equipos de emergencia: con kits de primeros auxilios y suministros esenciales como agua.
4. Mantener actualizado los datos del personal: asegúrate que siempre haya una forma de comunicarse con personal de la compañía. Para esa debe mantener actualizado los teléfonos, correos, números de móviles. Siempre será necesario contactar a alguna persona cuando se presenta alguna falla en la empresa.
5. Tomar medidas para proteger sus datos empresariales: los datos de la empresa es el activo más valioso. Por eso es necesario crear backups o copias de respaldo continuamente. No debes ser confiado, pues nadie está libre de un robo o una falla técnica de las bases de datos.
6. Mantener el negocio asegurado: en la medida de tus posibilidades, nunca estás de más dotar a tu negocio de algunos seguros contra robos o incendios.
7. Decidir lo absolutamente esencial para reiniciar operaciones: analiza que elementos, tanto humano como material, son los indispensables para reiniciar tu negocio en caso de algún desastre natural o financiero.
8. Conozca a sus vecinos: siempre es bueno mantener los flujos de comunicación con las empresas adyacentes a la tuya. Nunca sabemos en que momento necesitaran de mutua ayuda.
9. Tener la documentación junta y disponible: es útil archivar junto todos los documentos importantes de la compañía, como contratos, recibos, etc. También debes respaldarlos con fotocopias y copias digitales, que puedes guardar en otro lugar, tal vez en tu hogar.
10. Mantenga su plan de contingencia a la mano: si ya elaboraste un manual de contingencia para cualquier eventualidad, asegúrate que todo el personal conozca donde está ubicado, además que siempre será útil una sesión de entrenamiento explicando los pasos del plan de contingencia encaso de desastres, incendios, robos, etc.