Etapas del analisis de puestos

Las principales etapas del análisis de puestos son las siguientes:

Recolección de la información
Descripción del puesto
Especificación del puesto

1.    Recopilación de información para el análisis de puestos

Previo reconocimiento de los puestos, se procede a la recopilación de la información mediante las siguientes técnicas: La observación directa o indirecta de la actividad, aplicación de cuestionarios, la entrevista al ocupante del puesto y al supervisor, la medición de los tiempos y movimientos, evaluación de las cargas de trabajo, etc.

En esta etapa que es la primera del proceso de análisis de puestos es necesario tener en cuenta la información que se ha de recabar y la técnica de recopilación de información a emplear:

a.    Información relevante a recaudar en el análisis de puestos

Las áreas responsables del análisis de puestos son las oficinas de normalización, nacionalización, organización, recursos humanos, etc. En ella se deben capacitar a los especialistas que se encargaran de la recopilación de la información y se debe remarcar el énfasis que deben poner en los datos siguientes que se consideran importantes:

•    Actividades del trabajo y los procesos operativos o administrativos
•    Nivel de responsabilidad que tiene el cargo
•    Movimientos de materiales y corporales, así como el nivel de esfuerzo requerido o desplegado
•    Maquinas, herramientas, equipos que se utilizan en el trabajo
•    Conocimientos que se requieren o que se debe aplicar
•    Habilidades específicas requeridas para el desempeño del cargo
•    Nivel de desempeño requerido en el trabajo, es decir el estándar mínimo esperado
•    Análisis de las condiciones de trabajo y los riesgos existentes
•    Normas de seguridad y equipos de protección personal que se requieren
•    Medición de tiempos y de los movimientos en el trabajo
•    Contexto del puesto y relaciones con otras áreas
•    Condiciones físicas de trabajo o de esfuerzo adicional o especial requerido
•    Requisitos académicos, técnicos y de personalidad para el puesto
•    Ubicación del puesto dentro de la estructura de la organización y su denominación

b.    Técnicas de recolección de información

La información y el análisis del puesto de trabajo se pueden realizar empleando las siguientes técnicas:

Entrevista: Ya sea a las personas que ocupan el puesto, a los supervisores y colaterales (proveedores o clientes internos), estas pueden ser individual o colectiva.

La observación del puesto: Ya sea en forma directa para observar como lo hace, con que maquinas o herramientas, el esfuerzo o talento que despliega, el tiempo que le demanda, etc. También puede ser en forma indirecta mediante filmaciones, fotos o cámaras instaladas. Es más recomendable para trabajos operativos o manuales.

Cuestionarios: Se diseñan cuestionarios con las preguntas necesarias y pertinentes, para entregar a los trabajadores para que lo llenen o para preguntarles durante la entrevista. Pueden ser estructurados o abiertos, este último es más recomendable y se puede combinar con la entrevista.

Diario o bitácora del empleado: Es un registro donde se anotan todas las ocurrencias del trabajo y en base a ello se determinan las actividades más importantes desarrolladas. También puede ser una descripción de la secuencia de actividades que realiza cada cierto tiempo, lo cual ayuda a entender el trabajo.

Medición de tiempos, movimientos y esfuerzo: Se efectúa mediciones de los movimientos que realiza, el tiempo que emplea y el esfuerzo que despliega, para determinar el nivel de concentración, la fatiga y los riesgos inherentes.

2.    Análisis y descripción del cargo o puesto

Esta etapa tiene 2 fases: la primera que es el análisis de la información recopilada que en esencia viene a ser el análisis de puestos y luego la segunda que es la trascripción de este en una información más elaborada y estandarizada.

a.    Análisis del puesto: Con la información recopilada, se efectúa l estudio de todos los aspectos inherentes al cargo, tales como estudio de las tareas, nivel de atribuciones, responsabilidades asumidas, autoridad ejercida y dependencia jerárquica, áreas de coordinación, condiciones de salubridad y seguridad, esfuerzo requerido, etc.

b.    Descripción del puesto: Es la descripción literal de la información obtenida por medio del análisis. Esta etapa consiste en redactar y describir los aspectos más relevantes del cargo, tales como: denominación, nivel, ubicación, autoridad, dependencia, coordinación, tareas desarrolladas, etc. Esta fase tiene dos partes: una es la descripción genérica y la otra es la descripción especifica cómo se explica en las líneas siguientes:

I.    Descripción general del puesto: Se describe brevemente lo siguiente: donde se ubica el puesto, la actividad genérica que realiza y la forma como contribuye a los objetivos de la organización. Es una explicación de conjunto de las actividades del puesto, considerando este como un todo.

II.    Descripción especifica del puesto: Es la información detallada de todos los aspectos del puesto y considera lo siguiente:

Denominación del puesto: Se indica el nombre del puesto.
Ubicación estructural del puesto: Es la ubicación del puesto dentro de la estructura organizacional, puede ser geográfica o departamental.
Nivel o grupo ocupacional del puesto: Indica el grupo ocupacional al que pertenece, si es un trabajo profesional de nivel universitario o técnico o si es un trabajo manual calificado o no calificado.
Supervisión: Señala sobre quienes ejerce autoridad y control.
Subordinación: Indica de quien depende o a quien reporta.
Comunicaciones colaterales: Precisa con que entidades tiene nexos y coordina sus actividades.
Responsabilidades: Se precisa que responsabilidades implícitas y explicitas tiene el puesto: por ejemplo, por supervisión, por materiales  y equipos, por métodos y tecnología, por dinero, títulos, documento o valores, por información confidencial, por seguridad de terceros y otros.
Descripción detallada de tareas: Responsabilidades, atribuciones y funciones; se describe todas las actividades más importantes que realiza diariamente, al mes, semestralmente o anualmente.

3.    Especificación del puesto

La especificación del puesto de trabajo indica o señala los requisitos y calificaciones académicas, técnicas y de personalidad exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas. Comprende el nivel de estudios o conocimientos, las competencias técnicas, cognitivas o personales, tiempo de experiencia, sexo, etc.

En base a esto se determinan los perfiles profesionales y técnicos requeridos en la organización. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. La especificación del puesto viene a ser la explicación escrita de los requerimientos humanos necesarios para cubrir el puesto y desempeñarse satisfactoriamente, es decir con solvencia y seguridad.

A continuación se indica la información esencial que se debe consignar en la especificación de puestos.

Información básica de la especificación del puesto

La información que se consigna en la identificación del puesto debe permitir tener una clara idea respecto a los requisitos que debe poseer la persona que ocupara el puesto, para desempeñarse de acuerdo a las exigencias de la organización, estos datos son:

Nivel de estudios requerido: Se indica el nivel mínimo de estudios, sean primarios, secundarios, técnicos o universitarios que demande.
Cursos de especialización o calificación técnica: Se especificaran aquellos cursos de especialización adicionales que faciliten sus tareas.
Experiencia previa y entrenamiento: Se indicara el tiempo mínimo de trabajo en trabajos idénticos o similares que le permita ejercer satisfactoriamente sus funciones.
Habilidades específicas o características de personalidad particulares: Son las aptitudes intelectuales específicas, habilidades adquiridas o cualidades personales que se requieren.
Cualidades físicas: Son las características físicas que se requieren para facilitar su trabajo, como estatura, peso, contextura, etc.
Sexo: Puede ser hombre o mujer dependiendo de la tarea del público a atender, de la atención que va a desplegar o de la característica sexual de la persona, etc.