Tips para contestar el teléfono de la empresa

Las llamadas telefónicas son un punto de contacto con los clientes, por eso no debe descuidarse las maneras como se interacciona a través del hilo telefónico. Además se debe tener en cuenta que varias empresas tienen al teléfono como su principal punto de contacto con los clientes.

Aunque ya varias compañías cuentan con sus propias operativas para responder llamadas, estas se pueden complementar con los siguientes consejos:

1. Responda a todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrado: los clientes desean que las llamadas sean respondidas lo más antes posible.

2. Contestar con una voz cálida y entusiasta: la voz es la única impresión que se llevarán los clientes, puesto que no lo pueden ver. Por eso se debe tratar de ser lo más amablemente posible.

3. Dar la bienvenida e identificarse: el primer paso al contestar una llamada corporativa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente. Por ejemplo “Tecnologías A&B, Buenos días… Habla Susan. ¿En qué puedo ayudarle?.

4. Pronunciar con claridad y mantener un volumen de voz moderado: la comunicación debe ser legible, sin interferencias ni ruidos de parte de la empresa. Tenga en cuenta que levantar mucho la voz puede saturar el volumen e incomodar al cliente.

5. Utilizar un lenguaje formal: por más que el cliente le de confianza, no utilice las conocidas jergas.

6. Tomar bien los mensajes y datos precisos: si hay algo que no entienda como apellido de una persona, se debe preguntar hasta estar seguro que la información es correcta.

7. No dejar en espera al cliente: un error común es dejar al cliente en grandes tiempos de espera. En todo caso esto debe ser con su consentimiento. Si se esto va a tomar mucho tiempo, es mejor cortar y devolverle la llamada.

8. No use un teléfono con altavoz: al contestar con altavoces se pierde la concentración en la llamada, además que pierde su condición de privada. Sólo se debe usar un teléfono con altavoz cuando se necesita más de una persona que en la conversación a su fin.

9. Revisar el contestador: si existe un contestador automático, este se debe actualizar constantemente. Por ejemplo, si su negocio va a ser cerrada por un feriado, actualizar su mensaje grabado contestador automático para decirlo y decir que su negocio va a reabrir.

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2 comments » Write a comment

  1. Necesito palabras para responder formalmente a un cliente o un proveedor.
    por ejemplo:
    me piden que haga una llamada y presente los servicios de la empresa pero en si, no se que decir.
    (Nosotros nos dedicamos a vender y proveer materiales industriales a prueba de explosión)
    Al igual cuando me llega un email no se que responderle, lo he intentado pero no se escucha tan formal.
    Por favor espero y me puedan ayudar y me respondan lo mas pronto posible.
    hasta luego!

  2. Necesito palabras para responder formalmente a un cliente o un proveedor.
    por ejemplo:
    me piden que haga una llamada y presente los servicios de la empresa pero en si, no se que decir.
    (Nosotros nos dedicamos a vender y proveer materiales industriales a prueba de explosión)
    Al igual cuando me llega un email no se que responderle, lo he intentado pero no se escucha tan formal.
    Por favor espero y me puedan ayudar y me respondan lo mas pronto posible.
    hasta luego!

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