Mejorando las Reuniones

Actualmente las empresas están concentradas en bajar costos, emprendiendo programas de calidad para ser cada vez más competitivos. Pero todavía existen costos escondidos que no se toman en cuenta; como los de las reuniones.
¿Cómo reaccionaría si se enterase de que en su empresa se gastan más de 200,000 dólares sin planificación ni control y que no son conscientes de que lo hacen? Posiblemente haría una revolución en el área de compras, además de una revolución en el manejo de reuniones de su empresa.

Se ha comprobado estadísticamente que las reuniones le cuestan a la empresa un promedio de 10% de su planilla. Si una empresa tiene costos anuales de planilla de 2 millones de dólares, sus reuniones le cuestan 200, 000 dólares. Pero con tanta inversión ¿logramos resultados? ¿Invertimos adecuadamente el dinero?.

Diversos empleados opinan que más del 70% de reuniones que se realizan en sus trabajos son más de las necesarias y el 40% de las reuniones no son efectivas, son mal manejadas; ya que todos quieren hablar y todos tienen su propia dirección. ¿Cómo lograr entonces reuniones efectivas?

Justificando la reunión
Si lo invitan a participar de reuniones, evalúe si debe asistir. Sea asertivo e indique los motivos por los cuales es preferible que usted no participe. Su hora de trabajo tiene un costo elevado y no debe desperdiciar los recursos de la empresa.
Si usted es responsable de organizar la reunión, cuestiónese si realmente vale la pena tenerla. Si se trata sólo de compartir información, existen muchos métodos de hacerlo. Una reunión es necesaria cuando se deben tomar decisiones en conjunto, cuando se requiere motivar y unificar al equipo,  para resolver un problema que involucre a los miembros o cuando es necesario planificar.

Planificando la reunión
En una reunión sin agenda, las personas intervienen sin ninguna clara orientación, terminando por lo general a la deriva, no logrando resultados. Es importante planificar la agenda de la reunión, brindándola por adelantado a los participantes y exponiéndola los primeros minutos. Para después de acuerdo con el tiempo, poder escoger en equipo los temas verdaderamente importantes concentrándose en ellos.

 Manejando el proceso
Cuando un líder está encargado de moderar una reunión, este tendrá doble poder, poder de árbitro de la reunión y el poder funcional. Los asistentes se sentirán cohibidos de participar o discrepar. Es preferible que otro miembro modere la reunión, cuyas funciones son las de planificar, dirigir las intervenciones asignando y haciendo cumplir los tiempos, procurando generar la participación de las personas extrovertidas e introvertidas, entre otras.  Así mismo es importante asegurarse de iniciar la reunión, leyendo los compromisos del acta anterior y realizando un seguimiento de los acuerdos tomados, ya que es posible que los encargos no se cumplan y los miembros del equipo se desmotiven.

Evaluando
Al finalizar la reunión, plantee la interrogante al equipo ¿qué debemos mejorar para la próxima reunión? Inicie una lluvia de ideas durante los últimos minutos.

Recuerde que no es necesario asfixiar a su equipo con interminables reuniones. Tenga pocas, bien dirigidas y su personal y la empresa serán los ganadores.

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