El diagrama de afinidad

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El diagrama de afinidad es una herramienta muy original que es parte de un conjunto de nuevos instrumentos, que son conocidos como las “siete herramientas básicas para el control de calidad”.

Esta herramienta también conocida como la técnica Kj, fue creada por el japonés Jiro Kawakita, para generar pro actividad en el grupo que realiza tareas de planificación.

En general, esta herramienta se aplica a la organización de datos verbales como ideas, opiniones, pensamientos, etc., provenientes de una situación confusa, compleja o desordenada, para su posterior análisis en función de su afinidad.

Dicho análisis facilita el reconocimiento de las estructuras básicas cuando se exploran problemas o situaciones complejas.

El diagrama de afinidad sirve para identificar de manera precisa un problema a partir de una situación caótica a través de:

  • Acumular gran cantidad de información verbal entremezclada (ideas, opiniones y temas).
  • Organizar los datos en grupos basados en relaciones naturales.
  • Lograr que posteriormente se pueda efectuar un análisis y encontrar posibles soluciones.

Los beneficios de utilizar el diagrama de afinidad son:

  • Facilitar el pensamiento analítico y estimular nuevas ideas.
  • Permitir que el problema sea definido con exactitud
  • Asegurar que todos reconozcan claramente el problema.
  • Incorporar las opiniones de todo el grupo.
  • Fortalecer el espíritu de grupo.
  • Levantar el nivel de atención de todos.
  • Motivar al grupo a la acción.

Un diagrama de afinidad es una forma de organizar la información obtenida en un proceso de lluvia de ideas. Está diseñado para reunir hechos, opiniones e idea sobre áreas que se encuentran en un estado de desorganización, cuando existen muchos temas complejos de agruparlos y entenderlos, y cuando existe necesidad de un consenso.

El uso del diagrama de afinidad ayuda a agrupar a aquellos elementos que están relacionados de forma natural, así como es un proceso creativo que produce consenso por medio de la clasificación que efectúa el equipo en vez de una discusión.

El diagrama de afinidad se debe utilizar cuando el problema es complejo o difícil de entender, parece estar desorganizado, requiere de la participación y soporte de todo el equipo o se quiere determinar los temas claves de un gran número de ideas y problemas.

A continuación se dan a conocer los pasos para construir un diagrama de afinidad:

Armar el equipo correcto: Se elige un facilitador del equipo, quien es el responsable de dirigir el proceso a través de todos los pasos hasta concluir el diagrama de afinidad.

Establecer el tema o el problema: El equipo o grupo debe establecer el tema o problema a atender. En este sentido resulta útil enunciar el tema o problema en forma de pregunta.

Reunir los datos verbales: A través de una sesión tradicional de lluvia de idea aunque también puede ser valido recoger los datos por observación directa, entrevistas u otro material de referencia.

Los datos recogidos se escriben en frases independientes, con un solo significado y solo una frase registrada en una tarjeta o post it.

Agrupar las tarjetas en grupos por temas similares y de afinidad natural: Las tarjetas se colocan en un panel o portafolio para que se les pueda apreciar adecuadamente, agrupando por similitud de temas, es decir que sean considerados de afinidad mutua.

Combinar la redacción de las tarjetas para elaborar una nueva que tenga un significado de correspondencia o afinidad: Deben leerse las tarjetas y revisarse de tal manera, primero a fin de verificar si los post it han sido agrupados correctamente y para asignar un único nombre a cada grupo de tarjetas por medio de una discusión en el grupo.

Este nombre debe transmitir en pocas palabras el significado de todas las frases de las tarjetas; para este objeto puede ser útil efectuar una combinación de las redacciones previas. El proceso se repite hasta que todos los grupos tengan nombre. En caso que cualquier tarjeta no parezca encajar en un grupo concreto puede incluirse en un grupo de “misceláneos”.

Elaborar el diagrama de afinidad: Se concluye colocando las tarjetas con los títulos asignados en la parte superior de cada uno de los grupos de tarjetas.

Tomado de “Aduéñese de su futuro” de Vincent Gómez y otros

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