Como desarrollar las reuniones en la empresa

La mejor manera de difundir la información importante a los empleados es mediante la celebración de reuniones. Algunos negocios tienen reuniones mensuales obligatorias mientras que otros esperan eventos especiales o circunstancias que pueden justificar una reunión. Otro buen momento para tener una reunión es cuando se ha contratado personal nuevo y se desea reafirmar políticas de la tienda con todos los empleados. Aquí algunos aspectos a tener en cuenta para la realización de estas reuniones:

Buscar el momento: este dependerá del tamaño del personal, su antigüedad en el empleo y el tema de a tratar. Si sólo tiene uno o dos empleados, una reunión podría ser improvisada en 15 minutos de discusión durante una pausa de los compradores. Las reuniones con grupos más grandes pueden tener una mayor planificación para que todos juntos.

Programación: en caso haya mucho personal se necesitará bastante tiempo para tratar los puntos, eso obliga a anunciar la reunión con dos semanas de antelación. Se debe escoger un momento cuando la mayoría de los empleados está disponible, por lo general antes o después de iniciar las labores.

Si la meta es tener una reunión mensual, se debe hacer una cita recurrente para las reuniones. Por ejemplo, si todo el mundo sabe que la reunión se lleva a cabo cada primer domingo de cada mes a las 8 am, entonces debería haber una tasa de asistencia mejor.

¿Qué se debe discutir o tratar? Los temas para una reunión deben incluir todas las cuestiones recientes o un problema general. Otros temas de la reunión tienda podrían ser:

- Servicio al Cliente

- Prevención de Pérdidas

- Políticas y Procedimientos

- Objetivos de negocio

Desarrollo: en la reunión, debemos asegurarnos de mantener el tono positivo. Se deben plantear los buenos ejemplos que se han visto en el personal. Si se necesita reforzar algún conocimiento o practica, pues  debe mostrarse a los empleados cómo hacerlo, con ejemplo prácticos.

No olvidemos que la gente retiene la información de manera diferente. Se debe mantener la reunión sobre el tema, e incluir un resumen impreso de la información analizada para proporcionarla a cada empleado.

También se necesita fomentar los comentarios o cualquier otra inquietud. Los empleados deben exponer todas sus reclamaciones o dudas. Si la reunión se está convirtiendo en una sesión de quejas, pedir soluciones a los problemas. Esto podría llevar a un mejor ambiente de trabajo para todos los involucrados.

Seguimiento: Una vez terminada la reunión, es vital dar un seguimiento a cualquier duda o pregunta planteada por el personal. Las respuestas a sus requerimientos deben hacerse tan pronto como sea posible. Esto demostrará interés por parte del negocio hacia ellos, con lo cual quedarán comprometidos a desarrollar mejor sus funciones.

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