¿Por que delegar funciones?

delegar

El comportamiento excelente se puede y debe practicar cuando se está en situación de poder delegar tareas y también cuando se es un mero miembro del equipo.

El ejercicio del liderazgo carismático implica la automática motivación de los seguidores pero en el liderazgo aprendido, aquel que se asume como una tarea objetiva, la motivación es consecuencia y condición de la formación interna, y para esta es imprescindible la delegación de tareas cada vez más exigentes que solo podrán ser confiadas a personas motivadas (las que quieren) y formadas (las que pueden).

La delegación no es la abdicación de responsabilidades y funciones para liberarnos de la carga  de trabajo que nos corresponde. Delegación es planificar y programar la transferencia de niveles de autoridad a otros para que ejecuten determinados trabajos dentro de límites de responsabilidad establecidos de común acuerdo.

De esta forma se ahorrara tiempo en tareas de ejecución directa y se liberara tiempo de más alta calidad, el que se usa en labores creativas. Cada vez que realizamos un trabajo que otros podrían hacer igual que nosotros, nos estamos alejando de aquellas labores que solo nosotros somos capaces de desempeñar.

Una vez asumidas las ventajas de este comportamiento es preciso que encontremos respuestas a las cinco preguntas siguientes:

1.    ¿Qué delegar?
En un principio podríamos decir que hay que delegar todo lo delegable, pero esto nos lleva a otra pregunta: ¿Que es delegable? Y la respuesta nos daría una lista parecida a esta:

  • Rutinas repetitivas
  • Tareas de menor entidad
  • Trabajos para los que está especializado algún miembro del equipo
  • Trabajos que aporten formación en su desempeño
  • Tareas de escasa importancia para el jefe y con cierto nivel de urgencia

2.   ¿En quién delegar?

En el más capacitado en cada ocasión, pero procurado que cada miembro del equipo reciba su cuota de atención.
Para ello deberíamos otra vez someternos a una batería de preguntas:

  • ¿Quién quiere?
  • ¿Quién puede?
  • ¿Quién tiene tiempo de sobra?
  • ¿Quién merece una oportunidad?
  • ¿Quién está obligado por su cargo?

Sin olvidar como ya dijimos que para delegar en quien sepa y quiera será preciso muchas veces comenzar por formar, motivar, dirigir y liderar en suma.

3.   ¿Cuándo delegar?

Cuando hayamos obtenido el necesario nivel en el equipo de seguidores, pero también cuando el “jefe absorbente” haya alcanzado el nivel de “líder motivador”, lo que solo se alcanza mediante la práctica constante de intentos, evaluaciones, análisis, pruebas, errores y comunicación.

El continuo de la delegación podría tener la representación siguiente:

1.    Solo yo soy capaz de hacerlo
2.    Yo tengo que hacerlo, pero podrían ayudarme.
3.    Yo podría hacerlo pero otros también.
4.    Es obligación de otros, les ayudare si me necesitan
5.    Ellos son capaces de hacerlo solos

4.   ¿Cómo delegar?

Si ya hemos decidido que delegar, en quien y cuando, solo nos queda por decidir la forma y esta es cuando la tarea lo merezca por escrito.

•    En un documento ad hoc
•    Describiendo la tarea y los resultados.
•    Fijando fechas límite.
•    Especificando fechas de feedback si fuese necesario.
•    Delegando autoridad también en función de la madurez del colaborador.

Si usamos un documento que deberá encontrarse disponible en el sistema de gestión personal del delegante y del delegado, podremos escribir el nombre y teléfono del destinatario, el tipo de contacto (reuniones, fax, teléfono) la fecha de la delegación y el orden y secuencia de las tareas; bajo “contacto” las tareas encomendadas y bajo “seguimiento” las fechas de información y limite pactadas.

El delegado devolverá este documento en la fecha comprometida con sus conclusiones expuestas bajo el epígrafe “respuestas”.

5.   ¿Cómo evaluar?

La revisión formal de los resultados, deberá estar contemplada en las normas internas de la empresa dentro del capítulo dedicado a la evaluación del desempeño pero independientemente, todo el que tenga la autoridad para asignar o delegar tareas deberá evaluar el resultado de las tareas encargadas, corrigiendo, mejorando y cuando proceda felicitando en público y por escrito. No olvidar la frase de “las cosas bien hechas si son reconocidas, tienden a repetirse”.

Conseguir la madurez de los colaboradores, su capacitación y motivación, la confianza que en ellos pueda depositarse es un esfuerzo que obligara a subir una serie de duros peldaños, desde la posición inicial del jefe que asigna hasta del líder que delega.

Tomado de “El Decalogo de la Excelencia” de Jesus Mondria

La foto via Stock.xchng


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